Klauzula informacyjna RODO
Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe. Zakres informacji zależy od tego, w jakiej sprawie kontaktujesz się z nami – odpowiednie informacje dla Ciebie znajdziesz w wierszach tabel dotyczących Twojej grupy.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest EXISTO Sp. z o.o. z siedzibą w Suwałkach, ul. Innowacyjna 1, 16-400 Suwałki, KRS 0000647427, NIP 8442358375 (dalej: „Existo”). W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail biuro@existo.pl lub pisemnie na adres siedziby. Existo nie wyznaczyło inspektora ochrony danych.
2. Kogo dotyczy ta informacja, jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy
| Grupa | Dane | Źródło danych |
|---|---|---|
| A. Klienci – osoby reprezentujące, kontaktowe i uprawnione | imię i nazwisko, stanowisko, nazwa podmiotu, służbowy e-mail i telefon | od Ciebie albo od klienta, który Cię zatrudnia lub z Tobą współpracuje i wskazał Cię w umowie |
| B. Użytkownicy helpdesku | imię i nazwisko, nazwa pracodawcy, służbowy e-mail i telefon, treść zgłoszenia i korespondencji | od Ciebie |
| C. Potencjalni klienci – zapytania ofertowe, kontakty handlowe, osoby poznane na targach i wydarzeniach | imię i nazwisko, stanowisko, nazwa podmiotu, służbowy e-mail i telefon, treść korespondencji | od Ciebie (np. z zapytania lub wizytówki), od podmiotu, który reprezentujesz, albo ze źródeł publicznie dostępnych, takich jak strony internetowe firm i serwisy zawodowe |
| D. Dostawcy i podwykonawcy – osoby reprezentujące i kontaktowe, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność | imię i nazwisko, stanowisko, nazwa podmiotu, służbowy e-mail i telefon; w przypadku jednoosobowej działalności także NIP, adres i numer rachunku | od Ciebie albo od podmiotu, który reprezentujesz |
| E. Kandydaci do pracy i współpracy | dane z CV i dokumentów aplikacyjnych, w szczególności imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia, a także inne dane, które przekażesz z własnej inicjatywy | od Ciebie, a jeżeli aplikujesz przez portal rekrutacyjny – za jego pośrednictwem |
3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych
| Grupa | Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| A, D | zawarcie i wykonanie umowy, kontakt w sprawach umowy, weryfikacja uprawnień do składania zleceń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Existo polegający na realizacji umowy; jeżeli stroną umowy jesteś Ty sam – art. 6 ust. 1 lit. b RODO | czas obowiązywania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| B | przyjmowanie i obsługa zgłoszeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Existo polegający na świadczeniu usług na rzecz klienta | czas obowiązywania umowy z klientem, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| C | odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, prowadzenie rozmów handlowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Existo polegający na pozyskiwaniu klientów; jeżeli zapytanie składasz jako przedsiębiorca we własnym imieniu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do zawarcia umowy, a jeżeli do niej nie dojdzie – 36 miesięcy od ostatniego kontaktu albo do wniesienia skutecznego sprzeciwu |
| C | wysyłka informacji handlowych e-mailem – jeżeli wyrazisz na to zgodę, np. w formularzu kontaktowym | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda, wyrażona także zgodnie z przepisami o komunikacji elektronicznej | do cofnięcia zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń w zakresie niezbędnym do wykazania, że zgoda została udzielona |
| E | przeprowadzenie rekrutacji | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 221 Kodeksu pracy – w zakresie danych wymaganych przepisami; art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – w zakresie innych danych przekazanych z własnej inicjatywy; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli rekrutacja dotyczy współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej | do zakończenia rekrutacji, a następnie przez 3 miesiące w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami |
| E | przyszłe rekrutacje | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja odrębna zgoda | do cofnięcia zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy od jej wyrażenia |
| wszystkie | rozliczenia, wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości | przez okres wymagany tymi przepisami |
| wszystkie | ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Existo | do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
4. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom usług poczty elektronicznej, systemu obsługi zgłoszeń, systemu do zarządzania kontaktami z klientami i innych usług informatycznych, dostawcom narzędzi rekrutacyjnych, podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne, a także operatorom pocztowym i kurierom. Dane mogą być również udostępniane organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z korzystaniem z usług dostawców takich jak Microsoft i Google Twoje dane mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach oraz o miejscu ich udostępnienia przekażemy na Twoje żądanie.
6. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Existo,
- przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy z Tobą,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
7. Czy musisz podać dane
- Kandydaci: podanie danych wymaganych przepisami Kodeksu pracy jest niezbędne do udziału w rekrutacji, a podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
- Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych jest dobrowolna i nie jest warunkiem odpowiedzi na zapytanie ani zawarcia umowy.
- Pozostałe osoby: podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do kontaktu, przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy lub obsługi zgłoszeń.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.
Informacje o przetwarzaniu danych osób odwiedzających naszą stronę internetową, w tym o plikach cookies, zawiera Polityka prywatności dostępna na stronie www.existo.pl.
Obowiązuje od: 30.10.2026.